Leistungsbeschreibung für Nutzer

1 Allgemeine Leistungsmerkmale

Die d.velop AG, Schildarpstraße 6-8, 48712 Gescher, Deutschland ("Anbieter", "d.velop", "wir", "uns"), stellt eine webbasierte Plattform ("Plattform", "System", "d.velop trust spaces") zur Verfügung, die von registrierten Mitgliedern ("Nutzern") verwendet werden kann.

Die Plattform bietet Lösungen für die organisationsübergreifende Zusammenarbeit und verbindet Organisationen mit ihren Geschäftspartnern, privaten Endkunden und Mitarbeitenden. Die einzelnen Funktionen gemäß des gebuchten Tarifes werden im weiteren Verlauf dieses Dokumentes aufgeführt.

2 Begriffsdefinitionen

Die folgenden Begriffsdefinitionen dienen der Klarstellung der weiteren Ausführungen.

2.1 Nutzer

Ein Nutzer ("Anwender") ist ein privater oder geschäftlicher Teilnehmer, der die Plattform nutzt, um bspw. durch den Versand oder Empfang von Dokumenten mit anderen Nutzern der Plattform zusammenzuarbeiten. Für diesen Zweck erhält der Nutzer ein Konto auf der Plattform.

2.2 Konto

Ein Konto ermöglicht den Zugang zur Plattform. Indem der Nutzer sich mit seinem Benutzer-Namen, seiner E-Mail-Adresse und einem Passwort registriert, erhält er eine Benutzer-ID und einen Zugang zu seinem eigenen persönlichem Konto, um bspw. seine Dokumente zu empfangen oder zu speichern. 

2.3 Versand von Dokumenten

Der Versand eines Dokumentes über die Plattform erfolgt auf elektronischem Wege.

2.4 Space

Innerhalb der Plattform ordnet der Nutzer Dokumente s.g. Spaces zu. Diese stellen die oberste Verwaltungsebene dar. Die darin enthaltenen Dokumente können ggf. auf tieferen Ebenen durch weitere Strukturierungsmöglichkeiten, wie bspw. Ordner, organisiert werden. Jeder Nutzer hat einen persönlichen Space ("Mein Space") sowie ggf. Teamspaces, die er sich, je nach Konfiguration, mit weiteren Nutzern innerhalb oder außerhalb seiner eigenen Organisation teilt. Jeder Space hat einen ausgewiesenen Besitzer, über dessen Tarif etwaige Nutzungsgrenzen wie z.B. der insgesamt zur Verfügung stehende Gesamtspeicher, festgelegt und durchgesetzt werden.

3 Informationssicherheit

Die Sicherheit von Daten in der Plattform wird durch eine Reihe technischer und organisatorischer Maßnahmen sichergestellt.

3.1 Datenstandort

Für die Bereitstellung der Plattform nutzt d.velop Rechenzentrumsleistungen eines externen, deutschen IT-Dienstleisters, dessen Rechenzentren sich innerhalb von Deutschland befinden.

Die Rechenzentren dieses externen IT-Dienstleisters sind unter anderem gemäß der folgenden Richtlinien zertifiziert:

ISO 9001
ISO 27001
ISO 27017
ISO 27018
C5

Die Authentifizierung von Benutzer erfolgt über einen externen, deutschen IT-Dienstleister, dessen Rechenzentren sich innerhalb von Deutschland befinden und unter anderem gemäß ISO 9001 sowie ISO 27001 zertifiziert sind.

3.2 Verschlüsselung von Inhalten ("data at rest")

Alle Daten und Inhalte, die von der Plattform gespeichert und verarbeitet werden, werden nach aktuellem Industriestandard verschlüsselt abgelegt. Dies gilt für Inhalte des Kunden, Metadaten zu den Inhalten, sowie für Inhalte, die für die Bereitstellung des Dienstes erstellt oder abgeleitet werden (z.B. Volltextinformationen, Vorschaugrafiken). Es werden getrennte Schlüssel für die Verschlüsselung der Daten in unterschiedlichen Speichern (Datenbanken, Festplatten) verwendet. Der Zugriff auf die Schlüssel wird über ein Zugriffs-Log protokolliert. Aktuell wird zur Verschlüsselung Advanced Encryption Standard (AES) im XTS-Verfahren mit 256-Bit-Schlüsseln verschlüsselt gespeichert. d.velop behält sich vor, dies regelmäßig gemäß aktueller Empfehlungen des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik neu zu bewerten und ggf. anzupassen.

3.3 Transportverschlüsselung ("data at transit")

Für die Kommunikation der Anwendungskomponenten untereinander wird eine Transportverschlüsselung nach aktuellen Industriestandards verwendet. Dies wird in regelmäßigen Abständen reevaluiert, um ggf. neuen Anforderungen und Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu entsprechen. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokumentes heißt dies für HTTPS-Verbindungen mindestens TLS-Version 1.2. Für andere Verbindungen wird (je nach Anwendungsfall) auch entweder TLS, oder eine vergleichbare Transportverschlüsselung verwendet.

4 Enthaltene Leistungen

Insofern sich der Nutzer nicht bereits im Rahmen der Buchung explizit für einen kostenpflichtigen Tarif entschieden hat, wird diesem nach der Registrierung automatisch der kostenfreie Tarif der Plattform zugewiesen, der die grundlegenden Funktionalitäten des Systems bereitstellt. d.velop erbringt im Rahmen der bestehenden technischen und betrieblichen Möglichkeiten die nachfolgend beschriebenen Leistungen. Die Verfügbarkeit des jeweiligen Leistungsumfangs und der Funktionalitäten ist abhängig von dem gewählten Tarif des Nutzers. Dieser damit verbundene Leistungsumfang kann von dem Nutzer durch Wechsel in einen anderen (kostenpflichtigen) Tarif erweitert werden.

d.velop behält sich vor, dem Kunden zu Testzwecken, zusätzlich zu den Funktionen, die in dieser Leistungsbeschreibungen beschrieben sind, neue Funktionen zur Verfügung zu stellen. d.velop ist berechtigt, diese zusätzlichen Funktionen wieder aus dem Produkt zu entfernen.

4.1 Versand und Empfang von Dokumenten

Nutzer haben die Möglichkeit, Dokumente von anderen Nutzern der Plattform zu empfangen und an diese zu versenden. Sollte der Empfänger noch kein Konto besitzen, so hat dieser im Rahmen des Dokumentenempfangs die Möglichkeit, ein Konto zu erstellen. Etwaige Limitierungen für die maximale Anzahl der Versandoperationen pro Betrachtungszeitraum ergeben sich aus dem gewählten Tarif.

4.2 Dokumentablage und Kollaboration

4.2.1 Persönlicher Space

Jeder Nutzer erhält einen persönlichen Space. Die darin enthaltenen Dokumente sind ausschließlich für den jeweilig berechtigten Nutzer zugänglich.

4.2.2 Kollaboration über Teamspaces

Um mit weiteren Nutzern wie bspw. Arbeitskollegen, Geschäftspartnern, Kunden oder Familienmitgliedern zusammenzuarbeiten, können s.g. Teamspaces erstellt werden. Dabei kann ein berechtigter Nutzer eigene Spaces anlegen und bereits registrierte Nutzer sowie nicht registrierte zum Beitritt in diesen Space bspw. per E-Mail einladen. Dokumente in diesen Teamspaces stehen den jeweils registrierten und berechtigten Mitgliedern des entsprechenden Teamspaces (kurz "Team") zur Verfügung. Derjenige Benutzer, der den Teamspace angelegt hat, gilt als Besitzer des Spaces. Etwaige Limitierungen für die maximale Anzahl der eigenen Spaces, also der Spaces, für die der jeweilige Benutzer der Besitzer ist, ergeben sich aus dem gewählten Tarif.

4.2.3 Speicher

Dem Nutzer wird ein tarifabhängiges Speichervolumen zur Speicherung seiner Dokumente auf der Plattform zugewiesen. Dieses errechnet sich aus der Summe aller Dokumente, die in seinem persönlichen Space oder in Teamspaces gespeichert sind, für die der jeweilige Nutzer der Besitzer ist und unabhängig davon, welcher Nutzer die jeweiligen Dokumente hochgeladen hat. Vor Upload eines jeden neuen Dokuments wird geprüft, ob die Speicherplatzgrenze überschritten ist. Ist der Speicherplatz überschritten, wird der Upload des neuen Dokuments abgelehnt und der Nutzer erhält eine entsprechende Hinweismeldung. In diesem Fall hat der Nutzer die Möglichkeit, um einen Upload dieses Dokuments dennoch zu ermöglichen, seinen bis dahin bestehenden Tarif in einen kostenpflichtigen Tarif mit höherem Speichervolumen zu wechseln oder Speicherplatz durch Löschung von im persönlichen Space bereits gespeicherten Dokumenten wieder freizugeben. Eine automatische systemseitige Löschung von Dokumenten findet nicht statt. 

Der Empfang von Dokumenten ist bis zu einem gewissen Maß auch dann möglich, wenn das vertraglich vereinbarte Speichervolumen des jeweiligen Nutzers bereits aufgebraucht ist. Um den Empfang aber dauerhaft sicherzustellen, muss der Nutzer entweder in einen Tarif mit höherem Speichervolumen wechseln oder Speicherplatz durch Löschung von bereits auf der Plattform in seinem Nutzerkonto bzw. seinen Teamspaces gespeicherten Dokumenten wieder freigeben.

4.2.4 Ordnerverwaltung

Die Plattform bietet eine strukturierte Ablage der Dokumente innerhalb von Ordnern. Es werden individuelle Ordner- und Unterordnerstrukturen innerhalb des Kontos abgebildet, in denen die entsprechenden Dokumente abgelegt werden können.

Die Ordner dienen dem Nutzer als Hilfsmittel zur Ablage seiner Dokumente. Eine Änderung der vom Nutzer definierten Ordnerstrukturen sowie die Zuweisung von Dokumenten in andere Ordner wird ebenfalls unterstützt.

4.2.5 Dateiupload

Bereits digital vorliegende Dokumente können vom Nutzer per Upload in entsprechende Ordnerstrukturen abgelegt werden. Die Dateigröße für einen Upload ist auf 2 GB begrenzt.

4.2.6 Löschen von Dokumenten

Abgelegte Dokumente können vom Nutzer gelöscht werden, sofern dieser entsprechend berechtigt ist. Dies beinhaltet ebenfalls die Löschung aller damit verbundenen Daten (Dokumenteigenschaften, Vorschaubilder, etc.). Danach können die Dokumente nicht wiederhergestellt werden.

4.2.7 Dateiformate

Die Plattform dient der Ablage von Dokumenten. Letztendlich kann fast jedes gängige Dateiformat abgelegt werden. Die Möglichkeiten der weitergehenden Verarbeitung (bspw. Vorschaubilder) hängen vom jeweiligen Dateiformat und vom gebuchten Tarif ab. 

4.3 Weitere Funktionalitäten

4.3.1 Dokumentexport

Es ist möglich, einzelne Dokumente auf das jeweilige Endgerät des Nutzers herunterzuladen und zu speichern (bspw. über den Web-Client).

4.3.2 Löschen des Kontos

Dem Nutzer steht die Option offen, sein Konto zu löschen. Dies beinhaltet ebenfalls die Löschung aller Dokumente und Daten, die sich im persönlichen Space befinden. Die Daten können nach der Löschung des Kontos nicht wiederhergestellt werden. Die Löschung von Nutzer-Konten kann bis zu 72 Stunden dauern. In dieser Zeit ist das erneute Anlegen eines Kontos mit der verwendeten E-Mail-Adresse nicht möglich.

4.3.3 Integration in weitere Systeme

d.velop trust spaces lässt sich über eine entsprechende API in weitere Systeme der d.velop AG oder anderer Hersteller integrieren, insofern der Hersteller des jeweiligen Systems dies unterstützt. Die Möglichkeit, d.velop trust spaces in weitere Systeme zu integrieren, ist kostenpflichtig und erfordert einen entsprechenden kostenpflichtigen Tarif. Ggf. stellt d.velop dem Kunden technisch begrenzte Mittel, wie z.B. in begrenztem Umfang nutzbare Zugriffstoken zur Verfügung, damit dieser die Integration, ausschließlich zu Testzwecken, auch im kostenfreien Tarif ausprobieren kann.

4.4 Zugriffsmöglichkeiten

4.4.1 Zugriff über Desktopgeräte

Die Plattform ist über die jeweils aktuellste Version der folgenden Browser verfügbar:

• Google Chrome
• Microsoft Edge (Chromium-basiert)
• Safari auf Apple Geräten

Der Zugriff auf die Plattform ist nur nach vorheriger Anmeldung mit Benutzerkennung und Passwort möglich. 

4.4.2 Zugriff über mobile Endgeräte

Die Plattform ist über die jeweils aktuellste Version der folgenden Browser verfügbar:

• Google Chrome
• Safari auf Apple Geräten

Der Zugriff auf die Plattform ist nur nach vorheriger Anmeldung mit Benutzerkennung und Passwort möglich. 

5 Technische Voraussetzungen

Der Zugang des Nutzers zu seinem Nutzer-Konto ist mit einem aktuellen Web-Browser sowohl von Desktopgeräten als auch von mobile Endgeräte aus möglich. Allerdings müssen JavaScript und Cookies aktiviert sein, um alle Funktionalitäten nutzen zu können.

Voraussetzung für jeden Zugang zur Plattform ist die Authentifizierung des Nutzers mittels seiner Zugangsdaten, bestehend aus Benutzerkennung und Passwort. Der Zugriff auf die Daten und Dokumente findet ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen (HTTPS) statt. Die Bereitstellung und Überlassung des erforderlichen Internet-Zugangs, die Verbindungen zum Internet sowie das erforderliche Equipment (Hardware und Software) sind nicht Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung.

6 Zusätzliche Leistungen

Abhängig vom gewählten Tarif stehen dem Nutzer weitere Funktionen zur Verfügung. Informationen zu den verfügbaren Tarifen und den darin enthaltenen Funktionen sind auf unserer Website zu finden.

6.1 Tarife & Zahlungsarten

Die aktuell verfügbaren Tarife sind auf der d.velop Website und/oder im Konto der Plattform nach vorheriger Anmeldung einsehbar. Der Nutzer kann ein Upgrade in höherwertige Tarife nach Anmeldung an der Plattform, innerhalb der Plattform bzw. seines Kontos durchführen. Bei Fragen zum Leistungsumfang, sprechen Sie uns gerne an.

Beim Upgrade in einen höherwertigen Tarif stehen dem Nutzer die folgenden Zahlungsarten zur Verfügung:

• Rechnung mit SEPA-Lastschriftverfahren